Instroom verzamelen
Breng formulier, mail en bijlagen onder één intake-ID samen.
Concreet financieel proces
Van eerste bericht naar een compleet en toegewezen klantdossier.
Frits kan instroom uit formulier, mail en CRM ordenen, controleren op volledigheid en klaarzetten voor beoordeling.
Waar het nu schuurt
Het pakket registreert. De overdracht blijft mensenwerk.
Herkenning
Nieuwe klantinformatie komt via verschillende kanalen binnen. Medewerkers kopiëren gegevens, zoeken bijlagen en ontdekken later dat essentiële informatie of akkoord ontbreekt.
Verborgen kosten
Een onvolledige start schuift herstelwerk door naar iedere volgende stap. Bovendien is niet altijd duidelijk welke bron actueel is en wie de intake mag goedkeuren.
Betrokken bronnenWebsiteformulier, mail, CRM, documentbeheer en klantdossier.
Controleerbare werkwijze
Zes stappen van bron naar vervolg.
Iedere stap houdt bron, status, eigenaar en uitzondering zichtbaar. Geen zwarte doos; wel een afgebakende werkroute.
Gegevens structureren
Orden contact-, bedrijfs- en procesinformatie zonder bron te verliezen.
Volledigheid controleren
Toets alleen de vooraf afgesproken verplichte informatie.
Ontbrekend opvragen
Bereid een gerichte vraag voor met precies de ontbrekende onderdelen.
Dossier klaarzetten
Maak bron, status, eigenaar en volgende actie zichtbaar.
Menselijke acceptatie
Een bevoegde medewerker beslist over klantacceptatie en inrichting.
Wat Frits niet zelf beslist.
Frits accepteert geen klant, bepaalt geen risicoclassificatie en maakt geen definitieve contract- of compliancebeslissing zonder bevoegde medewerker.
Bekijk alle controlelagen →Klein genoeg om echt te beoordelen.
Gebruik één bestaand intakeformulier en één dossiertype. Begin met ordenen en volledigheid signaleren; geen automatische klantacceptatie of externe verzending.
- één procesvariant;
- één aangewezen bron per gegeven;
- een expliciete uitzonderingsroute;
- een meetbare acceptatiecheck;
- geen uitbreiding vóór de go/no-go.
In de praktijk
Van eerste bericht naar een dossier dat klopt.
Bij een intake komt informatie uit meerdere kanalen tegelijk binnen. De kunst is niet alles vastleggen, maar per gegeven een bron kiezen en zichtbaar houden wat nog ontbreekt.
Een bron per gegeven vastleggen
Een telefoonnummer kan uit het websiteformulier, een mailhandtekening of HubSpot komen. Je legt vooraf vast welk systeem voor welk gegeven leidend is. Frits kan die volgorde toepassen en laten zien waar een waarde vandaan komt. Wijkt een gegeven af van een eerdere registratie, dan blijft het verschil staan voor beoordeling.
Bijlagen en akkoord herleiden
Een intake is pas bruikbaar als duidelijk is welke stukken binnen zijn en waar het akkoord op de opdracht staat. Frits kan ontvangst in de mailbox of documentopslag koppelen aan het dossier. Is een bijlage niet leesbaar of ontbreekt een ondertekend stuk, dan komt er een gerichte vraag naar de klant klaar te staan.
Bestaande relaties en dubbele dossiers
Een nieuwe aanvraag kan een bestaande klant, een zusterbedrijf of eenzelfde KvK-nummer betreffen. Frits kan relaties in het financiële pakket vergelijken met de binnengekomen gegevens en een mogelijke match melden. Dat signaal is geen besluit. Een medewerker bepaalt of het om dezelfde klant gaat en of het dossier wordt samengevoegd.
Wie accepteert en wie richt in
Klantacceptatie, een risicobeoordeling en de inrichting van de administratie zijn keuzes van het kantoor. Frits kan het dossier compleet en toegewezen klaarzetten, met de open punten erbij. Een bevoegde medewerker beslist daarna of de klant wordt aangenomen en welke vervolgstappen volgen. Zonder dat besluit start er geen werk.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over klantintake.
De vragen die terugkomen voordat instroom uit formulier, mail en CRM wordt geordend tot een dossier dat klaarstaat voor beoordeling.
Neemt Frits de beslissing of een klant wordt aangenomen?
Nee. Klantacceptatie, een risicobeoordeling en de inrichting van de administratie zijn keuzes van het kantoor. Frits kan het dossier compleet en toegewezen klaarzetten, met de open punten erbij. Een bevoegde medewerker beslist daarna of de klant wordt aangenomen en welke vervolgstappen volgen. Zonder dat besluit start er geen werk, ook niet als alle gegevens binnen lijken te zijn.
Wat als een aanvraag een bestaande klant of een zusterbedrijf betreft?
Frits kan relaties in het financiële pakket vergelijken met de binnengekomen gegevens en een mogelijke match melden, bijvoorbeeld op KvK-nummer of adres. Dat signaal is geen besluit. Een medewerker bepaalt of het om dezelfde klant gaat en of dossiers worden samengevoegd. Bij twijfel blijft de aanvraag als apart dossier staan tot iemand de koppeling bevestigt.
Hoe wordt het akkoord op de opdracht vastgelegd?
Het kantoor bepaalt welke vorm van akkoord nodig is, bijvoorbeeld een ondertekend stuk of een bevestiging per mail. Frits kan de ontvangst daarvan aan het dossier koppelen en laten zien waar het akkoord vandaan komt. Ontbreekt een ondertekend stuk of is een bijlage niet leesbaar, dan komt er een gerichte vraag klaar te staan. Zonder herleidbaar akkoord start het werk niet.
Welke gegevens moet een nieuwe klant minimaal aanleveren?
Dat bepaalt het kantoor per dossiertype. Je legt vooraf vast welke informatie verplicht is en welk systeem voor welk gegeven leidend is. Frits toetst alleen die afgesproken lijst en laat per ontbrekend onderdeel zien wat er nog nodig is. Frits vult niets zelf in en verzint geen gegevens. Wijkt een waarde af van een eerdere registratie, dan blijft het verschil staan voor beoordeling.
Eén proces. Duidelijke grens.
Breng jouw versie van dit proces in kaart.
De demo en procesbeschrijving zijn geen technische belofte. De Processcan maakt jouw bronnen, uitzonderingen en eerste veilige pilot concreet.