Waarom dit ertoe doet
Na een formulierinzending controleert Frits eerst of verplichte velden en toestemming aanwezig zijn. Daarna zoekt hij op e-mailadres en KvK-nummer naar een bestaande relatie, zodat niet zomaar een dubbel dossier ontstaat.
De kern is niet om bestaande systemen te vervangen, maar om afspraken tussen mensen en systemen expliciet te maken. Daardoor blijft informatie herleidbaar en kan een medewerker ingrijpen zodra de standaardroute niet meer past.
Zo richt je het praktisch in
- Valideer en normaliseer naam, e-mail en bedrijfsgegevens.
- Maak een nieuw dossier of voeg toe aan de bestaande relatie.
- Sla het originele formulier en tijdstip als bron vast.
- Zet een taak klaar wanneer gegevens botsen of ontbreken.
Belangrijkste inzicht: Menselijk moment: een twijfelachtige match wordt niet automatisch samengevoegd; een medewerker kiest het juiste dossier.
Controle vóór ingebruikname
Test de route eerst met een beperkt aantal dossiers. Controleer of brongegevens kloppen, uitzonderingen zichtbaar worden en de juiste medewerker op tijd een besluit krijgt. Leg ook vast wie eigenaar is van de procesregel en wanneer deze opnieuw wordt beoordeeld.
- Voer een normale situatie en minimaal één uitzondering door.
- Controleer rechten, logregels en herleidbaarheid naar de bron.
- Laat de proceseigenaar het resultaat beoordelen.
- Spreek een herstelroute af voordat de automatisering breder wordt ingezet.
Wanneer een medewerker overneemt
Automatisering stopt waar informatie tegenstrijdig is, bevoegdheid ontbreekt of de actie financiële, juridische of klantgevoelige gevolgen heeft. Frits kan dan het dossier, de relevante bron en een voorstel klaarzetten; de medewerker neemt het besluit.