Kies één proces
We beginnen met een herkenbare keten, zoals klantvragen verwerken, ontbrekende stukken opvolgen of een dossier voorbereiden. We beschrijven startpunt, gewenste uitkomst, uitzonderingen en eigenaar.
Van afgebakend proces naar vaste werkwijze
Eerst één werkproces. Daarna gecontroleerd uitbreiden.
Geen alles-of-niets-implementatie. We kiezen samen een proces dat dagelijks tijd en aandacht vraagt, leggen de grenzen vast en testen Frits met de mensen die het werk kennen.
Onze aanpak
Zes stappen. Iedere stap heeft een controlepunt.
We maken vooraf duidelijk wat Frits leest, wat hij mag voorbereiden en wanneer een medewerker beslist. Pas als de praktijk klopt, gaat het proces verder.
Breng bronnen en bevoegdheden in kaart
We bepalen welke mailboxen, mappen en pakketten nodig zijn. Per bron leggen we vast wat Frits alleen mag lezen, wat hij mag voorbereiden en welke acties voorbehouden blijven aan medewerkers.
Koppel de bestaande systemen
Frits sluit aan op de software die het kantoor al gebruikt. De financiële registratie blijft in het bronpakket; Frits verbindt context, status en opvolging tussen de systemen.
Test met echte dossiers
We testen met representatieve dossiers, inclusief ontbrekende informatie en afwijkingen. Proceseigenaren beoordelen de voorgestelde acties en helpen regels, taal en escalaties aanscherpen.
Naar productie met menselijke controle
Na acceptatie gaat het afgebakende proces live. Kritieke acties blijven achter een expliciet goedkeuringsmoment. Het team ziet wat Frits heeft gedaan, waarop een voorstel is gebaseerd en wat nog openstaat.
Meet, verbeter en breid uit
We volgen correcties, uitzonderingen, overdrachten en gebruik. Op basis daarvan verbeteren we het actieve proces. Daarna kiest het kantoor bewust of een volgende stap of nieuw proces wordt toegevoegd.
Wat je vóór de pilot weet
Scope, inzet en beslisgrenzen vooraf op tafel.
Na de Processcan bespreken we geen abstract AI-project, maar één proces met herkenbare praktijksituaties en een controleerbare acceptatiecheck.
Afbakening
Startpunt, gewenste uitkomst, bronnen, uitzonderingen en proceseigenaar staan beschreven voordat de inrichting begint.
Benodigde inzet
Je kantoor wijst een proceseigenaar aan en levert representatieve dossiers, regels en uitzonderingen voor de praktijktest.
Menselijke grens
Per stap staat vast wat Frits leest, voorbereidt of uitvoert en wanneer een bevoegde medewerker akkoord geeft.
Go/no-go
Vooraf spreken we af wat een geslaagde test is. Slaagt die niet, dan passen we het proces aan of stoppen we de pilot.
Veilig werken is onderdeel van het ontwerp
Toegang waar nodig. Controle waar het telt.
Beveiliging is geen losse controle achteraf. We nemen toegang, besluitvorming en herleidbaarheid mee bij het ontwerpen en testen van ieder werkproces.
Minimale toegang
Frits krijgt alleen toegang tot bronnen en gegevens die voor het gekozen proces nodig zijn. Nieuwe toegang wordt niet stilzwijgend toegevoegd.
Rollen en rechten
Leesrechten, voorbereidende handelingen en uitvoerende acties worden afzonderlijk ingericht. Rechten sluiten aan op de verantwoordelijkheden binnen het kantoor.
Logging
Acties en relevante beslismomenten worden vastgelegd, zodat het team kan terugzien wat er is gebeurd en waar een dossier zich bevindt.
Menselijke goedkeuring
Betalingen, aangiften, fiscale beoordelingen en andere afgesproken risicovolle stappen gaan niet automatisch door. Een bevoegde medewerker geeft akkoord.
Begin bij het werk van vandaag
Welk proces verdient als eerste rust en overzicht?
De Processcan helpt één concrete keten kiezen: de bronnen, handmatige overdrachten, uitzonderingen en gewenste controlepunten.
Samenwerking
Koppelen, samenwerken en leren in de praktijk.
De stappen zijn vast, de rolverdeling ook. Hieronder staat wie wat doet tijdens een pilot, hoe we aansluiten op bestaande systemen en hoe het proces op basis van correcties beter wordt.
Wie waarvoor verantwoordelijk is
Het kantoor wijst een proceseigenaar aan die het werk kent en mag beslissen over uitzonderingen. Het team achter Frits richt de koppelingen in, test de routes en volgt de uitvoering. Vragen over de inhoud van een dossier gaan naar de proceseigenaar, niet naar de techniek.
Koppelen op wat er al staat
We sluiten aan op de pakketten, mailboxen en mappen die het kantoor gebruikt. Je hoeft geen systeem te vervangen en geen gegevens te verhuizen. Per bron leggen we vast wat Frits leest, wat hij voorbereidt en welke handelingen voorbehouden blijven, zodat de inrichting na te lezen is.
Leren van correcties
Iedere correctie van een medewerker is informatie. We houden bij waar een voorstel werd aangepast, waarom een stap werd overgeslagen en welke uitzondering vaker terugkomt. Met die gevallen scherpen we regels, taal en escalaties aan. Het proces verbetert dus op basis van de praktijk.
Uitbreiden na bewezen resultaat
Een volgend proces komt pas in beeld als het eerste aantoonbaar klopt: de voorstellen worden geaccepteerd, de controles blijven werken en het team weet waar het moet ingrijpen. Zo blijft de reikwijdte per stap te overzien en is elke uitbreiding terug te voeren op een meetbaar resultaat.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over de aanpak.
Vragen over de rolverdeling, de inzet van het kantoor en de afspraken voordat een proces live gaat.
Moeten wij onze systemen vervangen?
Nee. Frits sluit aan op wat er al staat, zoals je financiële pakket, mailomgeving, documentbeheer en planning. De registratie blijft in het bronpakket. Vervangen komt alleen ter sprake als een systeem geen gegevens kan leveren die het gekozen proces nodig heeft, en dat bespreken we vooraf.
Wat vraagt de pilot van ons team?
Een benoemde proceseigenaar, representatieve dossiers en een vast afstemmoment. De omvang verschilt per proces en spreken we vooraf af, zodat er geen werk blijft liggen. Het kantoor levert ook de regels en uitzonderingen aan waarmee we de praktijktest beoordelen. Die inzet stemmen we af voordat de inrichting begint.
Wat gebeurt er als de test niet slaagt?
Dan gaat het proces niet naar productie. We spreken vooraf af wat een geslaagde test is. Blijkt de uitkomst anders, dan passen we de inrichting aan en testen we opnieuw, of we stoppen de pilot. Dat besluit nemen we samen met de proceseigenaar.
Kan Frits iets doen zonder akkoord van een medewerker?
Kritieke stappen gaan nooit automatisch door. Betalingen, aangiften en fiscale beoordelingen blijven achter een expliciet akkoord van een bevoegde medewerker staan. Voor andere stappen leg je vooraf vast of Frits ze voorbereidt of uitvoert. Het team kan terugzien wat er is uitgevoerd en op welke bron dat is gebaseerd.