Inkoopfacturen
Lees facturen en zet boekingsvoorstellen klaar met kostenplaats en project.
AFAS automatiseren
AFAS automatiseren over finance, uren en projecten.
Frits combineert AFAS-gegevens met mail, documenten en projectafspraken. Hij signaleert wat blijft liggen, bereidt acties voor en houdt het bij de juiste eigenaar.
Kort antwoord
Wat automatiseren met AFAS betekent
AFAS automatiseren betekent dat werk rond inkoop, uren, projecten en signaleringen wordt voorbereid en bewaakt, terwijl AFAS de bron blijft voor finance en hr.
Grootboek, inkoop, verkoop, uren, verlof en personeelsdossiers blijven in AFAS staan. Frits ontsluit en bewaakt, zonder die gegevens te dupliceren.
Deze pagina beschrijft mogelijke workflows. Een productnaam of koppeling is geen verklaring dat iedere functie, API of schrijfactie in iedere inrichting beschikbaar is. Stack, tenant, rechten en procesgrens worden vóór een pilot live gecontroleerd.
Wat je kunt automatiseren
Wat je rond AFAS kunt automatiseren.
Negen terugkerende taken rond AFAS die Frits kan voorbereiden en bewaken. Per taak wordt vooraf bepaald wat automatisch mag en wat een mens beoordeelt.
Uren en verlof
Signaleer ontbrekende of afwijkende uren en openstaande goedkeuringen.
Projectadministratie
Bewaak projectbudget, gemaakte kosten en openstaande posten.
Hr-mutaties
Signaleer onvolledige dossiers en naderende acties.
Verkoopfacturatie
Zet opdrachten om naar conceptfacturen volgens de afspraken.
Signaleringen
Bewaak wat in AFAS als openstaande actie blijft staan.
Bankaflettering
Match mutaties aan open posten.
Maandafsluiting
Bereid overzichten voor en markeer blokkades.
Kostenplaatsen en budget
Signaleer overschrijdingen en onduidelijke toewijzingen.
Van koppeling naar aansturing
Zien, denken en aansturen.
Een koppeling haalt gegevens op. Frits gaat verder: hij bepaalt wat er moet gebeuren en zet het werk klaar, met een harde grens bij menselijke beslissingen.
- Welke AFAS-omgeving en welke modules horen bij de pilot?
- Welke leesrechten zijn toegestaan?
- Wie is eigenaar van uren, inkoop en projecten?
- Welke acties mogen nooit automatisch worden uitgevoerd?
Zien
Frits leest AFAS-gegevens en legt ze naast mail, documenten en projectafspraken.
Denken
Hij bepaalt wat afwijkt, wat ontbreekt en wie eigenaar is.
Aansturen
Hij zet de actie klaar en volgt op tot het klaar is.
Concrete workflows
AFAS processen die je kunt aansturen.
Elke workflow is een voorstel, geen automatisme. Frits bereidt voor, de medewerker beoordeelt, en pas daarna volgt een definitieve stap.
Inkoopfactuur naar boeking
- De factuur komt binnen.
- Frits leest gegevens en bepaalt kostenplaats en project.
- Het voorstel staat klaar voor akkoord.
Ontbrekende uren
- Frits controleert welke uren nog missen.
- Hij vraagt gericht na bij de juiste medewerker.
- Opvolging stopt zodra het compleet is.
Projectbewaking
- Frits vergelijkt budget met gemaakte kosten.
- Hij signaleert overschrijdingen en open posten.
- De projecteigenaar krijgt een gerichte actie.
Verkoopfacturatie
- Een opdracht is afgerond.
- Frits stelt de conceptfactuur op.
- Verzenden na akkoord.
Openstaande signaleringen
- Frits loopt open acties na.
- Hij groepeert per eigenaar.
- Wat te lang blijft liggen wordt zichtbaar.
Bankaflettering
- Mutaties en open posten worden vergeleken.
- Frits stelt matches voor.
- Onzekere gevallen blijven open.
Maandafsluiting
- Frits loopt de afsluitpunten na.
- Hij markeert wat blokkeert.
- Afsluiten na opruimen.
Budgetbewaking
- Frits bewaakt kostenplaatsen.
- Hij signaleert afwijkingen.
- De verantwoordelijke krijgt een actie.
Vergelijking
Handmatig tegenover met Frits.
Dezelfde administratie, dezelfde bron, minder handmatig zoekwerk. De controle blijft op dezelfde plek.
| Situatie | Handmatig | Met Frits |
|---|---|---|
| Inkoopfacturen | Handmatig kostenplaats en project zoeken. | Voorstel met toewijzing en bron. |
| Uren compleet krijgen | Navragen per mail of in overleg. | Gerichte opvolging per medewerker. |
| Projectbewaking | Periodiek uitzoeken. | Doorlopend gesignaleerd. |
| Signaleringen | Blijven liggen tot iemand ze ziet. | Actief bewaakt met eigenaar. |
| Maandafsluiting | Aan het einde zoeken naar blokkades. | Doorlopend zichtbaar. |
| Werkverdeling | Verdelen in overleg. | Per eigenaar klaargezet. |
| Kennisdeling | In het hoofd van de specialist. | Vastgelegd en herhaalbaar. |
| Opschalen | Extra inzet. | Zelfde proces, meer volume. |
Wat bij AFAS altijd een menselijke beslissing blijft.
- Definitieve boekingen en uren goedkeuren.
- Hr-beslissingen en personeelsdossiers beoordelen.
- Betalingsverkeer vrijgeven.
- Gevoelige communicatie versturen.
- Beslissen bij uitzonderingen.
Lezen, voorbereiden en uitvoeren zijn drie verschillende rechten.
- Lezen — Alleen wat het proces nodig heeft.
- Voorbereiden — Voorstellen zonder gevolgen.
- Uitvoeren — Na validatie en akkoord.
- Terugdraaien — Herleidbaar en omkeerbaar.
Voor wie
Waar dit het meeste oplevert.
middelgrote en grotere organisaties die AFAS gebruiken voor finance, hr en projecten
Aanpak
Breed systeem, klein beginnen, gecontroleerd uitbreiden.
Je koopt geen losse pilot. Je bouwt Frits gecontroleerd op, beginnend bij één proces met een duidelijke grens.
Processen in kaart
Welke stromen en eigenaren spelen mee.
Eén proces kiezen
Klein en meetbaar.
Rechten inrichten
Per stap vastgelegd.
Bewijzen
Op echte dossiers.
Uitbreiden
Volgende processen.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over AFAS automatiseren.
Directe antwoorden op de vragen die het vaakst terugkomen bij AFAS automatiseren.
Wat betekent AFAS automatiseren?
Werk rond inkoop, uren, projecten en signaleringen wordt voorbereid en bewaakt. Het akkoord blijft menselijk.
Vervangt Frits AFAS?
Nee. AFAS blijft de bron voor finance en hr.
Kan Frits uren opvragen?
Frits kan ontbrekende uren signaleren en gericht navragen bij de juiste medewerker.
Werkt dit met AFAS Profit?
De bruikbaarheid verschilt per omgeving, module en rechtenset. Voor een pilot wordt dit eerst gecontroleerd.
Hoe zit het met hr-gegevens?
Hr-dossiers zijn gevoelig. Alleen wat strikt nodig is wordt gebruikt, met minimale rechten.
Moet ik alle rechten geven?
Nee. De eerste pilot kan alleen-lezen zijn.
Wat als een toewijzing niet klopt?
Het voorstel verwijst naar de bron en gaat terug als vraag.
Hoe meet ik resultaat?
Met vooraf afgesproken meetpunten per proces.
Is een apart systeem nodig?
Nee.
Hoe begin ik?
Met de Processcan.
Eén proces. Duidelijke grens.
Verken één proces rond AFAS.
De Processcan brengt eerst het terugkerende werk, de systemen en de bronnen in kaart. De technische route volgt pas na verificatie van jouw inrichting.