Koppeling per kantoor verifiëren
AFAS-inrichtingen verschillen. Daarom begint Frits niet met een algemene connectorclaim, maar met één proces.
De gegevens en workflows die de organisatie in haar eigen AFAS-inrichting als leidend heeft bepaald.
Frits kopieert die financiële waarheid niet naar een nieuw los systeem. De beoogde workflow gebruikt alleen de afgesproken informatie en bewaart herleidbaarheid.
Dit zijn scenario’s voor een Processcan, geen verklaring dat iedere functie, API of schrijfactie in iedere inrichting beschikbaar is.
Live verificatie vóór pilot
De kleinste werkende scope wint. Geen brede rechten, geen ongecontroleerde schrijfacties en geen productieclaim zonder smoke-test.
De eerste proef kan volledig alleen-lezen zijn. Een volgende stap krijgt pas meer bevoegdheid wanneer bronnen, fouten, uitzonderingen, rollback en logging aantoonbaar werken.
Bekijk de controlelagen →Betalingen, aangiften, fiscale keuzes, definitieve facturen en afwijkende externe communicatie gaan niet zelfstandig verder. De precieze grens wordt per workflow schriftelijk vastgelegd.
Bekijk welk bewijs telt →Wat valt te automatiseren rond AFAS? →In de praktijk
Een AFAS-inrichting is zelden standaard: profielen, autorisaties en administraties zijn per kantoor ingericht. De verkenning brengt die inrichting eerst in kaart en toetst daarna welke stap een proef mag uitvoeren. Hieronder staan de vragen die daarvoor nodig zijn en wat pas na verificatie gebeurt.
We vragen eerst welke objecten in je AFAS-inrichting een rol spelen: administraties, dossiers, medewerkers, uren, inkoopregels of projecten. Per object leggen we vast welke velden het kantoor zelf heeft toegevoegd en hoe die samenhangen. Die samenhang bepaalt welke overdracht te toetsen valt en welke niet. Zonder dat overzicht is een uitspraak over automatisering te vroeg.
Rechten verschillen vaak per administratie en per rol. We vragen welke autorisatiegroepen bestaan, wie welke administratie mag inzien en welke medewerker uitzonderingen beoordeelt. Daaruit volgt welke minimale toegang een eerste proef nodig heeft. Een proef kan alleen-lezen blijven. Meer bevoegdheid komt pas in beeld als vaststaat dat de afgesproken bronnen, signalen en grenzen in jouw inrichting werken.
We vragen of er een testomgeving of acceptatieomgeving beschikbaar is en met welke administratie die werkt. Is die er niet, dan blijft de eerste stap lezen in een afgebakende administratie. Productiegegevens gebruiken we alleen na een geslaagde controle op een kleine set dossiers. Wat een pilot doet, blijft gescheiden van het dagelijkse werk tot de uitkomst is beoordeeld.
Bij elke stap hoort een antwoord op de vraag wat er gebeurt als iets niet klopt: een ontbrekend veld, een dubbele regel, een verlopen verbinding. We spreken af wie een signaal krijgt, waar je ziet dat een stap niet is uitgevoerd en wanneer het proces stopt. Pas na verificatie van die afspraken wordt de scope uitgebreid.
Veelgestelde vragen
Vragen die kantoren stellen voordat er toegang wordt gegeven tot een AFAS-inrichting.
Een overzicht van de administraties, modules en zelf toegevoegde velden die in het proces een rol spelen, plus één concreet proces als vertrekpunt. Op basis daarvan bepalen we welke overdracht te toetsen valt en welke gegevens in AFAS leidend blijven. Dat overzicht geeft ook aan welke gegevens in het dagelijkse werk als bron gelden. Zonder die basis is een uitspraak over automatisering niet te onderbouwen.
De eerste stap kan volledig alleen-lezen zijn en blijft beperkt tot één afgebakende administratie. Welke autorisatiegroepen bestaan en wie welke administratie mag inzien, brengen we eerst in kaart. Meer bevoegdheid komt pas in beeld wanneer bronnen, signalen en grenzen aantoonbaar werken. Frits neemt geen bestaande gebruikersrollen over.
Als er een testomgeving of acceptatieomgeving beschikbaar is, gebruiken we die met de administratie die daarbij hoort. Is die er niet, dan kan de eerste stap beperkt blijven tot lezen binnen één afgebakende administratie. Productiegegevens komen pas in beeld na een geslaagde controle op een kleine set dossiers. Wat in een pilot gebeurt, blijft gescheiden van het dagelijkse werk.
Per stap spreken we vooraf af wie een signaal krijgt, waar je ziet dat iets niet is uitgevoerd en wanneer het proces stopt. Denk aan een ontbrekend veld, een dubbele regel of een verbinding die niet werkt. Uitzonderingen gaan naar een aangewezen medewerker. Uitbreiding van de scope volgt pas wanneer die afspraken in de praktijk zijn gecontroleerd.
Eén proces. Duidelijke grens.
De Processcan brengt eerst het terugkerende werk en de bronnen in kaart. De technische koppelroute volgt pas na verificatie van jouw inrichting.