Documentstroom bewaken
Volg welke documenten binnenkomen en welke ontbreken.
Yuki automatiseren
Yuki automatiseren rond een documentgedreven administratie.
Frits bewaakt welke documenten binnenkomen, wat er nog mist en welke boeking of vraag daaruit volgt. De controle blijft bij de medewerker.
Kort antwoord
Wat automatiseren met Yuki betekent
Yuki automatiseren betekent dat de documentstroom en de vragen daaromheen worden bewaakt en voorbereid, terwijl Yuki de administratie blijft.
Documenten, herkenning, boekingen en btw-posities blijven in Yuki. Frits bewaakt de stroom eromheen en de vragen die eruit voortkomen.
Deze pagina beschrijft mogelijke workflows. Een productnaam of koppeling is geen verklaring dat iedere functie, API of schrijfactie in iedere inrichting beschikbaar is. Stack, tenant, rechten en procesgrens worden vóór een pilot live gecontroleerd.
Wat je kunt automatiseren
Wat je rond Yuki kunt automatiseren.
Negen terugkerende taken rond Yuki die Frits kan voorbereiden en bewaken. Per taak wordt vooraf bepaald wat automatisch mag en wat een mens beoordeelt.
Boekingsvoorstellen controleren
Signaleer herkenningen die aandacht nodig hebben.
Klantvragen over documenten
Stel gerichte verzoeken op per klant.
Ontbrekende stukken
Bewaak wat een dossier nodig heeft en wat er ligt.
Bankaflettering
Match mutaties aan open posten.
Btw-voorbereiding
Verzamel posities en signaleer afwijkingen.
Debiteurenopvolging
Bewaak vervaldata en stel herinneringen op.
Dossiercontrole
Loop na wat de afsluiting blokkeert.
Maandafsluiting
Markeer openstaande punten en eigenaren.
Van koppeling naar aansturing
Zien, denken en aansturen.
Een koppeling haalt gegevens op. Frits gaat verder: hij bepaalt wat er moet gebeuren en zet het werk klaar, met een harde grens bij menselijke beslissingen.
- Welke administratie en welke rechten horen bij de pilot?
- Welke documentstromen mogen worden gevolgd?
- Wie beoordeelt herkenningen en boekingen?
- Welke meetpunten tonen het resultaat?
Zien
Frits volgt de documentstroom en legt die naast mail en dossiers.
Denken
Hij bepaalt wat ontbreekt en welke vraag als volgende nodig is.
Aansturen
Hij stelt de vraag of actie op en volgt op.
Concrete workflows
Yuki processen die je kunt aansturen.
Elke workflow is een voorstel, geen automatisme. Frits bereidt voor, de medewerker beoordeelt, en pas daarna volgt een definitieve stap.
Ontbrekende documenten
- Frits vergelijkt wat nodig is met wat er ligt.
- Hij stelt één gericht verzoek op per klant.
- Opvolging tot het compleet is.
Herkenning controleren
- Frits signaleert herkenningen die onzeker zijn.
- Hij legt ze voor aan de medewerker.
- Alleen zekere gevallen gaan verder.
Klantvraag
- Een klant mailt over een document of factuur.
- Frits zoekt de feiten op.
- Hij stelt een antwoord voor.
Bankaflettering
- Mutaties en open posten worden vergeleken.
- Frits stelt matches voor.
- Onzekere gevallen blijven open.
Btw-voorbereiding
- Posities worden verzameld.
- Frits controleert op ontbrekende stukken.
- De medewerker krijgt een overzicht.
Debiteurenopvolging
- Frits bewaakt vervaldata.
- Hij stelt een herinnering op.
- Verzenden volgens afspraak.
Dossiercontrole
- Frits loopt het dossier na.
- Hij markeert openstaande punten.
- Per punt volgt een eigenaar.
Maandafsluiting
- Frits controleert wat blokkeert.
- Hij markeert de eigenaar.
- Afsluiten na opruimen.
Vergelijking
Handmatig tegenover met Frits.
Dezelfde administratie, dezelfde bron, minder handmatig zoekwerk. De controle blijft op dezelfde plek.
| Situatie | Handmatig | Met Frits |
|---|---|---|
| Documenten opvragen | Losse mailtjes per klant. | Eén verzoek per klant met status. |
| Herkenning controleren | Steekproefsgewijs. | Onzekere gevallen gericht voorgeschoteld. |
| Klantvragen | Zoeken voordat je antwoordt. | Feiten meteen bij de hand. |
| Bankaflettering | Zoeken welke factuur erbij hoort. | Voorstel op bedrag en referentie. |
| Btw-overzicht | Aan het einde zoeken. | Doorlopend gesignaleerd. |
| Dossiercontrole | Handmatig nalopen. | Overzicht met openstaande punten. |
| Kennisdeling | In het hoofd van de specialist. | Vastgelegd. |
| Opschalen | Extra uren. | Zelfde proces, meer volume. |
Wat bij Yuki altijd een menselijke beslissing blijft.
- Boekingen en herkenningen goedkeuren.
- Btw-aangiften beoordelen.
- Betalingsverkeer vrijgeven.
- Gevoelige klantcommunicatie versturen.
- Beslissen bij uitzonderingen.
Lezen, voorbereiden en uitvoeren zijn drie verschillende rechten.
- Lezen — Alleen wat het proces nodig heeft.
- Voorbereiden — Vragen en voorstellen zonder gevolgen.
- Uitvoeren — Na validatie en akkoord.
- Terugdraaien — Herleidbaar en omkeerbaar.
Voor wie
Waar dit het meeste oplevert.
kantoren en bedrijven die Yuki gebruiken met een documentgedreven administratie
Aanpak
Breed systeem, klein beginnen, gecontroleerd uitbreiden.
Je koopt geen losse pilot. Je bouwt Frits gecontroleerd op, beginnend bij één proces met een duidelijke grens.
Documentstroom in kaart
Welke stromen en overdrachten spelen mee.
Eén proces kiezen
Klein en meetbaar.
Rechten inrichten
Per stap vastgelegd.
Bewijzen
Op echte dossiers.
Uitbreiden
Volgende processen.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over Yuki automatiseren.
Directe antwoorden op de vragen die het vaakst terugkomen bij Yuki automatiseren.
Wat betekent Yuki automatiseren?
De documentstroom en de vragen daaromheen worden bewaakt en voorbereid. Het akkoord blijft menselijk.
Vervangt Frits Yuki?
Nee. Yuki blijft de administratie.
Kan Frits ontbrekende stukken opvragen?
Ja, met één gericht verzoek per klant in plaats van losse mailtjes.
Werkt dit met mijn Yuki-omgeving?
De bruikbaarheid verschilt per omgeving en rechtenset. Voor een pilot wordt dit eerst gecontroleerd.
Hoe zit het met automatische herkenning?
Frits signaleert onzekere herkenningen zodat er geen fout stil doorgaat.
Moet ik alle rechten geven?
Nee. De eerste pilot kan alleen-lezen zijn.
Wat als een klant niet reageert?
Opvolging wordt bewaakt tot het stuk binnen is of escalatie nodig is.
Hoe meet ik resultaat?
Met vooraf afgesproken meetpunten.
Is een apart systeem nodig?
Nee.
Hoe begin ik?
Met de Processcan.
Eén proces. Duidelijke grens.
Verken één proces rond Yuki.
De Processcan brengt eerst het terugkerende werk, de systemen en de bronnen in kaart. De technische route volgt pas na verificatie van jouw inrichting.