Helder voordat je iets koppelt.

Nee. Je boekhoudpakket blijft de financiële bron. Frits verbindt het met bijvoorbeeld mail, documenten, CRM en planning, zodat informatie en vervolgacties niet tussen systemen blijven liggen.

We koppelen onder meer met gangbare boekhoudpakketten zoals Exact Online, SnelStart, Moneybird, AFAS en Twinfield, en met mail-, document-, CRM- en planningssystemen. Per kantoor controleren we vooraf welke officiële API of andere veilige koppelmethode beschikbaar is.

Dat kan binnen vooraf afgesproken processen. Een antwoord kan eerst als concept klaarstaan, of na vaste controles automatisch worden verstuurd. Voor gevoelige, fiscale of afwijkende berichten blijft menselijke goedkeuring verplicht.

Frits kan gegevens voorbereiden en, als de koppeling en afspraken dat toelaten, boekingshandelingen uitvoeren. Betalingen en andere risicovolle financiële acties krijgen altijd een expliciet controle- en goedkeuringsmoment.

De bronsystemen blijven leidend. Alleen gegevens die nodig zijn voor de afgesproken taak worden verwerkt. Tijdens de inrichting leggen we vast welke gegevens worden opgehaald, waar tijdelijke of aanvullende informatie staat, hoe lang die wordt bewaard en wie toegang heeft.

Met vaste procesregels, toegangsrechten, broncontroles, logging en menselijke goedkeuring op kritieke stappen. Bij ontbrekende informatie, een afwijking of twijfel stopt Frits en legt hij de situatie voor, in plaats van zelf iets in te vullen.

Frits mag dan niet stilzwijgend verdergaan met verouderde gegevens. De fout wordt vastgelegd, de betreffende stap stopt en de aangewezen medewerker krijgt een melding. Na herstel wordt gecontroleerd welke acties nog openstaan of opnieuw moeten worden uitgevoerd.

AVG-naleving is geen automatische producteigenschap. Die ontstaat door een passende inrichting: doel en grondslag bepalen, minimale gegevens gebruiken, rollen en toegang beperken, bewaartermijnen afspreken en verwerkersafspraken vastleggen. We nemen die keuzes mee in de inrichting; jullie organisatie blijft verantwoordelijk voor haar eigen verplichtingen.

We beginnen bij de software die je al gebruikt. Alleen wanneer een systeem geen bruikbare of veilige koppelmogelijkheid heeft, bespreken we een alternatief of een beperktere werkwijze.

We kiezen eerst één concreet proces, brengen bronnen, stappen, uitzonderingen en verantwoordelijkheden in kaart, richten de benodigde toegang in en testen met herkenbare praktijksituaties. Pas na jullie controle gaat Frits in dat proces meewerken.

Dat hangt af van het gekozen proces, het aantal systemen, de beschikbare koppelingen, datakwaliteit en gewenste controles. Na de inventarisatie geven we een concrete aanpak en planning voor jullie situatie; we doen vooraf geen generieke tijdsbelofte.

Doe de Processcan met één terugkerend proces dat nu veel handwerk of overdracht vraagt. Je brengt de huidige stappen, betrokken systemen, uitzonderingen en gewenste controle in kaart. Daarna weet je welk eerste proces geschikt is en wat daarvoor nodig is.