Dossiercontrole per administratie
Loop meerdere administraties na op ontbrekende stukken, open posten en onverwerkte mutaties.
Exact Online automatiseren
Exact Online automatiseren over al je administraties heen.
Frits combineert gegevens uit Exact Online met mail, documenten, bank en dossiers. Zo zie je per administratie wat ontbreekt en welke actie als volgende nodig is.
Kort antwoord
Wat automatiseren met Exact Online betekent
Exact Online automatiseren betekent dat terugkerend werk over meerdere administraties wordt voorbereid en gecontroleerd, terwijl Exact Online de financiële waarheid blijft.
Grootboek, dagboeken, relaties, openstaande posten en btw-posities blijven in Exact Online. Frits werkt over meerdere administraties heen zonder de boekhouding te dupliceren.
Deze pagina beschrijft mogelijke workflows. Een productnaam of koppeling is geen verklaring dat iedere functie, API of schrijfactie in iedere inrichting beschikbaar is. Stack, tenant, rechten en procesgrens worden vóór een pilot live gecontroleerd.
Wat je kunt automatiseren
Wat je rond Exact Online kunt automatiseren.
Negen terugkerende taken rond Exact Online die Frits kan voorbereiden en bewaken. Per taak wordt vooraf bepaald wat automatisch mag en wat een mens beoordeelt.
Memoriaal voorbereiden
Zet correctie- en overboekingsvoorstellen klaar met een duidelijke onderbouwing.
Tussenrekeningen bewaken
Signaleer posten die te lang openstaan en wie ze moet oplossen.
Bankaflettering
Match bankmutaties aan openstaande posten en laat onzekere gevallen open.
Btw-aangifte voorbereiden
Verzamel btw-posities per administratie en controleer op afwijkingen.
Debiteuren en crediteuren
Bewaak vervaldata en stel opvolging voor in de toon van het kantoor.
Urenregistratie naar facturatie
Zet goedgekeurde uren om naar factuurregels volgens de afspraken.
Inkoopfactuurstromen
Lees aangeleverde facturen en zet boekingsvoorstellen klaar.
Rapportage en maandafsluiting
Bereid overzichten voor en markeer wat de afsluiting nog blokkeert.
Van koppeling naar aansturing
Zien, denken en aansturen.
Een koppeling haalt gegevens op. Frits gaat verder: hij bepaalt wat er moet gebeuren en zet het werk klaar, met een harde grens bij menselijke beslissingen.
- Om welke administraties en welke Exact Online-omgeving gaat het?
- Welke leesrechten zijn per administratie toegestaan?
- Wie is per administratie eigenaar van het dossier?
- Welke posten mogen nooit automatisch worden gewijzigd?
Zien
Frits leest per administratie de actuele stand en legt die naast mail, documenten en bank.
Denken
Hij bepaalt welke administratie aandacht nodig heeft en welke post als eerste moet worden opgelost.
Aansturen
Hij zet het voorstel klaar en verdeelt het werk naar de juiste medewerker.
Concrete workflows
Exact Online processen die je kunt aansturen.
Elke workflow is een voorstel, geen automatisme. Frits bereidt voor, de medewerker beoordeelt, en pas daarna volgt een definitieve stap.
Multi-administratie dossiercontrole
- Frits loopt de afgesproken administraties na op openstaande punten.
- Hij groepeert per administratie en per eigenaar.
- De medewerker ziet in één overzicht waar werk blijft liggen.
Memoriaalvoorstel
- Een correctie of overboeking is nodig.
- Frits stelt de boeking voor met bedrag, tegenrekening en onderbouwing.
- Boeken gebeurt pas na akkoord.
Tussenrekeningen opruimen
- Frits signaleert posten die te lang openstaan.
- Hij zoekt de onderliggende oorzaak in de bron.
- Hij stelt de oplossing of de vraag voor aan de eigenaar.
Bankaflettering
- Bankmutaties en open posten worden naast elkaar gelegd.
- Frits stelt matches voor op bedrag, datum en referentie.
- De restlijst is kort en gericht.
Btw-voorbereiding per administratie
- Frits verzamelt de btw-posities per administratie.
- Hij controleert op ontbrekende boekingen en afwijkende tarieven.
- Per administratie volgt een controleoverzicht.
Debiteurenopvolging
- Frits bewaakt vervaldata over de administraties.
- Hij stelt herinneringen op die passen bij de relatie.
- Verzenden gebeurt na akkoord of volgens vaste regels.
Inkoopfactuur naar boeking
- De factuur komt binnen via mail, map of scanner.
- Frits haalt de gegevens eruit en zoekt de juiste rekening.
- Onduidelijkheid gaat terug als vraag.
Maandafsluiting
- Frits loopt de afsluitingspunten na.
- Hij markeert wat nog blokkeert en wie eigenaar is.
- De periode gaat pas dicht als de lijst leeg is.
Vergelijking
Handmatig tegenover met Frits.
Dezelfde administratie, dezelfde bron, minder handmatig zoekwerk. De controle blijft op dezelfde plek.
| Situatie | Handmatig | Met Frits |
|---|---|---|
| Dossiercontrole over administraties | Per administratie apart openen en nalopen. | Eén overzicht met alle openstaande punten per eigenaar. |
| Memoriaalposten | Handmatig zoeken wat er niet klopt. | Voorstel met onderbouwing en tegenrekening. |
| Tussenrekeningen | Blijven staan tot iemand ze opmerkt. | Actief gesignaleerd met eigenaar en oplossing. |
| Bankaflettering | Regel voor regel zoeken. | Voorstel op bedrag, datum en referentie. |
| Btw per administratie | Aan het einde van de periode zoeken. | Doorlopend gesignaleerd met controlelijst. |
| Werkverdeling | Verdelen in overleg of per mail. | Werk verdeeld per administratie en eigenaar. |
| Kennisdeling | In het hoofd van de dossierhouder. | Werkwijze en grenzen vastgelegd. |
| Opschalen | Extra uren of uitstel. | Zelfde proces, meer administraties. |
Wat bij Exact Online altijd een menselijke beslissing blijft.
- Definitieve boekingen en memoriaalposten goedkeuren.
- Btw-aangiften en fiscale keuzes beoordelen.
- Betalingsverkeer vrijgeven.
- Gevoelige klantcommunicatie versturen.
- Beslissen bij geschillen en uitzonderingen.
Lezen, voorbereiden en uitvoeren zijn drie verschillende rechten.
- Lezen — Per administratie alleen wat het proces nodig heeft.
- Voorbereiden — Voorstellen klaarzetten zonder gevolgen.
- Uitvoeren — Pas na validatie, regels en akkoord.
- Terugdraaien — Herleidbaar en omkeerbaar.
Voor wie
Waar dit het meeste oplevert.
kantoren en mkb-bedrijven die Exact Online Boekhouden of Exact Online Accountancy gebruiken
Kantoren met veel administraties
Waar hetzelfde werk per klant terugkeert en overzicht het grootste probleem is.
Bekijk de werkwijzeMkb met eigen boekhouding
Bedrijven die Exact Online zelf gebruiken en de maandelijkse rompslomp willen terugbrengen.
Bekijk de werkwijzeDossierhouders
Medewerkers die nu veel tijd kwijt zijn aan zoeken en navragen.
Bekijk de werkwijzeAanpak
Breed systeem, klein beginnen, gecontroleerd uitbreiden.
Je koopt geen losse pilot. Je bouwt Frits gecontroleerd op, beginnend bij één proces met een duidelijke grens.
Administraties en proces in kaart
Welke administraties, systemen en overdrachten spelen mee.
Eén administratie of proces kiezen
We starten klein en meetbaar.
Rechten minimaal inrichten
Per stap vastgelegd wat mag.
Bewijzen op echte dossiers
Uitkomst naast de huidige werkwijze.
Uitbreiden
Daarna de volgende administraties en processen.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over Exact Online automatiseren.
Directe antwoorden op de vragen die het vaakst terugkomen bij Exact Online automatiseren.
Wat betekent Exact Online automatiseren?
Terugkerend werk rond Exact Online wordt voorbereid en aangestuurd: dossiercontrole, memoriaal, bankaflettering, btw-voorbereiding en opvolging. Het akkoord blijft menselijk.
Vervangt Frits Exact Online?
Nee. Exact Online blijft de financiële administratie. Frits is de laag erboven.
Kan Frits meerdere administraties tegelijk aan?
Dat kan, mits de inrichting dat toestaat. Per administratie wordt vastgelegd wat gelezen en voorbereid mag worden.
Hoe zit het met memoriaalboekingen?
Frits stelt een memoriaalvoorstel op met onderbouwing. Daadwerkelijk boeken gebeurt na akkoord.
Werkt dit met Exact Online Accountancy?
De bruikbaarheid verschilt per omgeving, module en rechtenset. Daarom wordt dit voor een pilot eerst gecontroleerd.
Moet ik alle rechten geven?
Nee. De eerste pilot kan alleen-lezen zijn. Uitbreiden gebeurt stap voor stap.
Wat als een post niet klopt?
Het voorstel verwijst naar de bron. Klopt het niet, dan gaat het als vraag terug.
Hoe meet ik resultaat?
Per proces worden vooraf meetpunten afgesproken, zoals doorlooptijd en aantal openstaande punten.
Is een apart systeem nodig?
Nee. Frits werkt bovenop de bestaande systemen.
Hoe begin ik?
Met de Processcan breng je het terugkerende werk en de bronnen in kaart.
Eén proces. Duidelijke grens.
Verken één proces rond Exact Online.
De Processcan brengt eerst het terugkerende werk, de systemen en de bronnen in kaart. De technische route volgt pas na verificatie van jouw inrichting.