Koppeling per kantoor verifiëren
Verken welke terugkerende overdracht rond Exact Online Frits kan lezen of voorbereiden, met een kantoor-specifieke controle op rechten.
Administraties, relaties, boekingen en financiële statussen die in de gekozen inrichting als leidend zijn vastgelegd.
Frits kopieert die financiële waarheid niet naar een nieuw los systeem. De beoogde workflow gebruikt alleen de afgesproken informatie en bewaart herleidbaarheid.
Dit zijn scenario’s voor een Processcan, geen verklaring dat iedere functie, API of schrijfactie in iedere inrichting beschikbaar is.
Live verificatie vóór pilot
De kleinste werkende scope wint. Geen brede rechten, geen ongecontroleerde schrijfacties en geen productieclaim zonder smoke-test.
De eerste proef kan volledig alleen-lezen zijn. Een volgende stap krijgt pas meer bevoegdheid wanneer bronnen, fouten, uitzonderingen, rollback en logging aantoonbaar werken.
Bekijk de controlelagen →Betalingen, aangiften, fiscale keuzes, definitieve facturen en afwijkende externe communicatie gaan niet zelfstandig verder. De precieze grens wordt per workflow schriftelijk vastgelegd.
Bekijk welk bewijs telt →Wat valt te automatiseren rond Exact Online? →Praktijk
Exact Online bevat de administratie, de relaties en de financiële status. Frits kan daaruit een voorstel of signaal voorbereiden, zodat een medewerker sneller kan beoordelen wat er moet gebeuren.
Een vervallen factuur wordt pas werk als duidelijk is wat er speelt. Frits kan per open post de relatie, eerdere correspondentie en het betalingsgedrag samenvoegen tot één overzicht. Daaruit volgt een voorstel voor opvolging, bijvoorbeeld bellen, herinneren of niets doen. De medewerker beoordeelt het voorstel en beslist.
Bij terugkerende leveranciers hoort meestal een vaste grootboekrekening. Frits kan boekingen aanwijzen die daarvan afwijken of waar de omschrijving geen eenduidige keuze toelaat. Bij twijfel blijft de boeking staan met een vraag erbij. Een medewerker kiest uiteindelijk de rekening die past.
Vóór een maand- of kwartaalafsluiting moeten rekeningen, overlopende posten en openstaande vragen rond zijn. Frits kan een lijst opbouwen van punten die nog openstaan en van wie daarop wacht. De afsluiting zelf blijft mensenwerk: een medewerker beoordeelt of het dossier compleet genoeg is om te sluiten.
Een factuurvoorstel heeft alleen waarde als elke regel herleidbaar is naar een bron, zoals een opdracht, urenstaat of levering. Frits kan die regels verzamelen en een concept opbouwen. Verzenden gebeurt niet automatisch. Een medewerker controleert de bedragen, de btw en de juiste relatie voordat er iets uitgaat.
Veelgestelde vragen
Wat kantoren willen weten voordat administratiegegevens uit Exact Online worden gebruikt voor voorbereidend werk.
Exact Online blijft de administratie. Daar staan de boekingen, de relaties en de financiële statussen die het kantoor als leidend heeft aangewezen. Frits kan daaruit lezen en een voorstel voorbereiden, maar verplaatst de financiële waarheid niet naar een eigen systeem. Bij verschil tussen twee bronnen bepaalt de afspraak welk gegeven klopt.
Dan is het belangrijk om de scope klein te houden. We kiezen één administratie en één periode als uitgangspunt. Meerdere entiteiten of jaren erbij halen maakt de controle op signalen onnodig zwaar. Uitbreiden kan later, wanneer de eerste route aantoonbaar klopt en er een eigenaar is voor uitzonderingen.
Een medewerker van het kantoor, bij voorkeur dezelfde persoon die het werk nu ook doet. Die ziet welke bron gebruikt is, welke aanname is gedaan en wat er nog ontbreekt. Zonder akkoord van die medewerker gaat een voorstel niet verder. Zo blijft de verantwoordelijkheid op dezelfde plek als nu.
Door de bron te corrigeren en de voorbereiding opnieuw te laten lopen. We leggen vooraf vast wie een fout meldt, hoe die wordt geregistreerd en wanneer iets opnieuw moet. Een voorstel dat niet klopt wordt niet aangepast om het kloppend te maken. De administratie is leidend, ook als dat betekent dat het voorstel verdwijnt.
Eén proces. Duidelijke grens.
De Processcan brengt eerst het terugkerende werk en de bronnen in kaart. De technische koppelroute volgt pas na verificatie van jouw inrichting.