Koppeling per kantoor verifiëren
Baken Gmail, Drive en eventueel agenda per gebruiker of gedeelde omgeving af. Frits krijgt geen brede toegang ‘voor het gemak’.
De geselecteerde mailbox, Drive-locatie en agenda die het kantoor voor de pilot aanwijst.
Frits kopieert die financiële waarheid niet naar een nieuw los systeem. De beoogde workflow gebruikt alleen de afgesproken informatie en bewaart herleidbaarheid.
Dit zijn scenario’s voor een Processcan, geen verklaring dat iedere functie, API of schrijfactie in iedere inrichting beschikbaar is.
Live verificatie vóór pilot
De kleinste werkende scope wint. Geen brede rechten, geen ongecontroleerde schrijfacties en geen productieclaim zonder smoke-test.
De eerste proef kan volledig alleen-lezen zijn. Een volgende stap krijgt pas meer bevoegdheid wanneer bronnen, fouten, uitzonderingen, rollback en logging aantoonbaar werken.
Bekijk de controlelagen →Betalingen, aangiften, fiscale keuzes, definitieve facturen en afwijkende externe communicatie gaan niet zelfstandig verder. De precieze grens wordt per workflow schriftelijk vastgelegd.
Bekijk welk bewijs telt →Praktijk
De meeste dossiers beginnen in een mailbox. Frits kan daar ordenen en voorbereiden, zolang duidelijk is welke mailbox, welke mappen en welke afzenders meetellen en welke berichten niet aangeraakt mogen worden.
Een mailbox bevat klantvragen, leveranciersberichten en ruis. Frits kan berichten herkennen die bij een dossier horen op basis van afzender, onderwerp en bijlagen, en een label voorstellen. Verplaatsen of verwijderen gebeurt niet zelfstandig. Een medewerker ziet de voorgestelde indeling en bevestigt of corrigeert.
Een bijlage is pas bruikbaar als duidelijk is bij welk dossier en welke periode die hoort. Frits kan controleren of het bestand aansluit op een bestaande opdracht of factuur en of een vergelijkbaar bestand al aanwezig is. Bij twijfel blijft het bestand staan en gaat er een vraag naar de medewerker.
Op een terugkerende vraag, bijvoorbeeld om een bevestiging of een ontbrekend stuk, kan Frits een antwoordconcept opstellen dat verwijst naar het bericht en het dossier waarop het is gebaseerd. De medewerker leest na, past de toon aan en verstuurt zelf. Externe verzending blijft altijd een menselijke handeling.
Bij een afspraak is het handig als de context direct beschikbaar is: welk dossier, welke openstaande vraag en welke stukken al binnen zijn. Frits kan die context bij de afspraak voorbereiden. De medewerker bepaalt of de afspraak doorgaat, wie aansluit en wat er vooraf nog opgestuurd moet worden.
Veelgestelde vragen
De vragen die kantoren stellen voordat Gmail, Drive of agenda onderdeel worden van voorbereidend administratiewerk.
Nee. Voor een verkenning wijst het kantoor één mailbox of één gedeelde mailbox aan. Binnen die afbakening bepalen we welke mappen en afzenders meetellen. Andere mailboxen blijven buiten scope. Dat is niet alleen zuiniger met rechten, het maakt ook de controle op signalen eenvoudiger en de uitkomst beter uitlegbaar.
Dat hangt af van de inrichting en van wat het kantoor toestaat. Een gedeelde mailbox of gedeelde schijf kan geschikt zijn als de structuur vast genoeg is om een dossier te herkennen. Tijdens de verkenning controleren we dat per omgeving. Is de structuur wisselend, dan begint het werk bij het maken van afspraken.
Die blijven buiten bereik. We werken alleen in de aangewezen mailbox of gedeelde omgeving en leggen vast welke mappen meetellen. Berichten daarbuiten worden niet gelezen. Hoe wordt omgegaan met persoonsgegevens in dossiermail, leggen we vooraf vast, samen met de afspraken die het kantoor daar al over heeft.
Niet zelfstandig. Een bericht kan als concept klaarstaan met de gebruikte bron erbij, zodat een medewerker snel kan controleren en aanvullen. Verzenden doet de medewerker. Dat geldt ook voor berichten die standaard lijken, want een verkeerde bijlage of een verkeerde klantnaam is zo gebeurd.
Eén proces. Duidelijke grens.
De Processcan brengt eerst het terugkerende werk en de bronnen in kaart. De technische koppelroute volgt pas na verificatie van jouw inrichting.