Akkoord herleiden
Controleer of het geaccepteerde voorstel en de juiste versie aantoonbaar zijn.
Concreet financieel proces
Bewaar akkoord, uitvoering en facturatie in één herleidbare keten.
Frits kan statussen tussen CRM, offerte, uitvoering en financiële administratie vergelijken.
Waar het nu schuurt
Het pakket registreert. De overdracht blijft mensenwerk.
Herkenning
Een offerte is geaccepteerd, maar de uitvoering wijkt af of het akkoord is niet op dezelfde plek vastgelegd. Bij facturatie moet het kantoor opnieuw reconstrueren wat geleverd en afgesproken is.
Verborgen kosten
Zonder herleidbare keten ontstaan discussies over scope, moment en bedrag. Medewerkers vergelijken handmatig systemen die elk slechts een deel van het verhaal bevatten.
Betrokken bronnenCRM, offerte- of documentomgeving, planning/uitvoering en financieel pakket.
Controleerbare werkwijze
Zes stappen van bron naar vervolg.
Iedere stap houdt bron, status, eigenaar en uitzondering zichtbaar. Geen zwarte doos; wel een afgebakende werkroute.
Uitvoering vergelijken
Leg geleverde onderdelen naast offerte en wijzigingsafspraken.
Afwijkingen blokkeren
Zet meerwerk, deeloplevering en ontbrekend akkoord apart.
Factuurvoorstel maken
Neem alleen herleidbare en afgesproken regels op.
Menselijk akkoord
Laat bedrag, btw, termijn en commerciële context beoordelen.
Ketenstatus vastleggen
Maak zichtbaar wat is gefactureerd en wat nog openstaat.
Wat Frits niet zelf beslist.
Frits interpreteert geen mondelinge afspraak, accepteert geen meerwerk en verstuurt geen definitieve factuur zonder menselijke controle volgens de ingestelde regels.
Bekijk alle controlelagen →Klein genoeg om echt te beoordelen.
Beperk de eerste pilot tot één offertetype zonder deeloplevering. Laat Frits verschillen signaleren en een concept voorbereiden; afwijkingen blijven volledig menselijk.
- één procesvariant;
- één aangewezen bron per gegeven;
- een expliciete uitzonderingsroute;
- een meetbare acceptatiecheck;
- geen uitbreiding vóór de go/no-go.
In de praktijk
Vier schakels tussen geaccepteerde offerte en factuur.
Tussen akkoord en factuur zitten meestal kleine wijzigingen: een andere hoeveelheid, een extra bezoek of een deel dat later wordt geleverd. Juist daar gaat de herleidbaarheid verloren.
Welke offerteversie leidend is
Van een opdracht kunnen meerdere versies en aanvullingen bestaan, in Moneybird, een documentmap of het CRM. Frits kan de versie bij het akkoord vergelijken met de versie die bij de administratie bekend is. Loopt dat uiteen, dan gaat de opdracht naar een medewerker die bepaalt welke versie als basis voor de factuur geldt.
Meerwerk zonder aparte opdracht
Extra werk wordt in de praktijk mondeling of per mail afgesproken. Frits kan zulke berichten bij de opdracht zoeken en als mogelijke aanvulling tonen, maar leidt daar geen factuurregel uit af. Zolang er geen bevestigde afspraak met bedrag of tarief is, blijft het meerwerk geblokkeerd en beoordeelt een medewerker de vervolgstap.
Deeloplevering en termijnfacturatie
Bij projecten met meerdere fasen hoort een factuur bij een afgerond deel, niet bij het hele project. Je kunt per opdracht vastleggen hoe de fasen en termijnen zijn verdeeld. Frits kan controleren of een voorgestelde factuur binnen die verdeling past en of hetzelfde deel niet eerder is gefactureerd.
Btw en regels in het concept
Per factuurregel hoort de behandeling van btw te kloppen met de prestatie en de klant. Frits kan de regels uit het concept naast de gegevens uit het pakket leggen en afwijkende combinaties markeren. Het tarief, de vrijstelling of het verleggingsbesluit blijft een beoordeling van een medewerker voordat er iets wordt verstuurd.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over offerte naar factuur.
De vragen die terugkomen wanneer een kantoor het traject van akkoord naar factuur wil laten voorbereiden.
Wie bevestigt dat meerwerk op de factuur mag?
Een bevestiging komt van een medewerker die de opdracht en de klantafspraak kent, niet van Frits. Frits kan een mail of notitie bij de opdracht tonen waarin extra werk is afgesproken, zonder daar zelf een bedrag of factuurregel van te maken. Zolang er geen bevestiging met tarief of bedrag is, blijft die post buiten het concept.
Hoe gaan we om met een deeloplevering die nog niet is afgerond?
Je legt per opdracht vast welke fasen of termijnen bestaan en welk deel als afgerond telt. Frits kan een voorgesteld concept naast die verdeling leggen en melden wanneer een deel nog openstaat of eerder is gefactureerd. Of een deel daadwerkelijk factureerbaar is, blijft een beoordeling van de medewerker die het project volgt.
Wat als de btw-behandeling in het concept afwijkt van het pakket?
Frits kan de regels uit het concept vergelijken met de gegevens die in het boekhoudpakket bekend zijn en afwijkende combinaties markeren. Daarmee is nog geen tarief gekozen. Het tarief, de vrijstelling of verlegging beoordeelt een bevoegde medewerker voordat er iets wordt verstuurd. Het boekhoudpakket blijft eigenaar van de financiële administratie.
Wie verstuurt de factuur en wie houdt de ketenstatus bij?
Verzending en goedkeuring blijven bij een bevoegde medewerker van het kantoor. Frits kan het concept met de openstaande punten klaarzetten en zichtbaar houden welke opdrachten nog geen vervolg hebben gehad. Wie welke stap oppakt, leg je vooraf per proces vast. Zo blijft na verzending te herleiden wat is gefactureerd en wat nog openstaat.
Eén proces. Duidelijke grens.
Breng jouw versie van dit proces in kaart.
De demo en procesbeschrijving zijn geen technische belofte. De Processcan maakt jouw bronnen, uitzonderingen en eerste veilige pilot concreet.