Koppeling per kantoor verifiëren
Breng offerte-, factuur- en contactcontext gecontroleerd samen met mail, CRM of dossierinformatie.
Contacten, offertes, facturen en betaalstatus die binnen de gekozen administratie leidend zijn.
Frits kopieert die financiële waarheid niet naar een nieuw los systeem. De beoogde workflow gebruikt alleen de afgesproken informatie en bewaart herleidbaarheid.
Dit zijn scenario’s voor een Processcan, geen verklaring dat iedere functie, API of schrijfactie in iedere inrichting beschikbaar is.
Live verificatie vóór pilot
De kleinste werkende scope wint. Geen brede rechten, geen ongecontroleerde schrijfacties en geen productieclaim zonder smoke-test.
De eerste proef kan volledig alleen-lezen zijn. Een volgende stap krijgt pas meer bevoegdheid wanneer bronnen, fouten, uitzonderingen, rollback en logging aantoonbaar werken.
Bekijk de controlelagen →Betalingen, aangiften, fiscale keuzes, definitieve facturen en afwijkende externe communicatie gaan niet zelfstandig verder. De precieze grens wordt per workflow schriftelijk vastgelegd.
Bekijk welk bewijs telt →Wat valt te automatiseren rond Moneybird? →Praktijk
Moneybird houdt contacten, offertes en facturen bij. Frits kan de opvolging daartussen voorbereiden, zodat een medewerker sneller ziet waar nog iets openstaat zonder dat de administratie zelf verandert.
Een geaccepteerde offerte betekent niet automatisch dat het werk is uitgevoerd of gefactureerd. Frits kan de offertestatus naast de uitvoeringsinformatie leggen en per regel benoemen wat nog ontbreekt. Een medewerker beoordeelt of er gefactureerd kan worden of dat er eerst iets aangepast moet worden.
Een factuurvoorstel is alleen bruikbaar als elke regel terug te voeren is op een offerte, opdracht of urenstaat. Frits kan die regels verzamelen, de aantallen en bedragen overnemen en een concept opbouwen. Verzenden gebeurt niet zelfstandig. De medewerker controleert de relatie, de btw en de omschrijving voordat de factuur de deur uitgaat.
Bij een vervallen factuur hoort een afweging: herinneren, bellen of wachten. Frits kan per post de betaalstatus, eerdere herinneringen en de relatie samenbrengen in één overzicht. Daaruit volgt een voorstel. De medewerker beslist of dat voorstel de deur uitgaat en in welke vorm.
Een factuur naar een verkeerd adres of met een oud btw-nummer kost tijd om te herstellen. Frits kan vooraf controleren of de contactgegevens compleet zijn en of er recent iets is gewijzigd. Ontbreekt er iets, dan blijft de factuur staan tot een medewerker de gegevens heeft bevestigd.
Veelgestelde vragen
De vragen die terugkomen voordat offerte- en factuurcontext uit Moneybird wordt gebruikt voor voorbereidend werk.
Ja. Offertes, facturen, contacten en betaalstatussen blijven in Moneybird staan. Frits leest die gegevens en kan een voorstel of signaal voorbereiden, maar maakt geen tweede administratie aan. Bij een verschil tussen twee bronnen bepaalt de vooraf gemaakte afspraak welk gegeven leidend is.
Dat kan, maar de verkenning begint bij één administratie. Elke administratie heeft eigen contacten, nummerreeksen en gewoontes in de omschrijvingen. Door met één te starten blijft duidelijk waar een signaal vandaan komt en of het klopt. Uitbreiden naar de andere administraties kan daarna, stap voor stap.
Die blijft staan zoals die is. Een verzonden factuur wordt niet stil aangepast of opnieuw verstuurd. Als er iets niet klopt, maakt een medewerker de keuze: een creditnota, een correctie of een bericht naar de klant. Frits kan die stap voorbereiden, maar niet zelfstandig uitvoeren.
Een herinnering heeft juridische en relationele gevolgen, dus dat blijft een menselijke beslissing. Frits kan aangeven welke posten vervallen zijn en welke stappen eerder zijn genomen. Op basis daarvan stelt een medewerker de toon en de termijn vast. Automatisch versturen van aanmaningen is geen onderdeel van een eerste verkenning.
Eén proces. Duidelijke grens.
De Processcan brengt eerst het terugkerende werk en de bronnen in kaart. De technische koppelroute volgt pas na verificatie van jouw inrichting.